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编者按：在这篇文章中，作者分析了我们在生活中列完计划却无法执行的深层原因。并根据这样的现象，提出了5个可以提高效率的法则，相信无论对学生还是已经步入职场的人来说，都会有一定的启发。本文作者Thomas Oppong，原文标题“5 Productivity Rules That Can Help You Produce 80% of The Results You Expect”.
图片来自Unsplash｜摄影Diego PH
为什么写在纸上的计划都完成不了？
我们喜欢多产，喜欢不断完成任务的感觉，让自己朝着目标更进一步。但事实上我们可能会不断拖延，难以开始着手完成目标。由此，目标仅仅是写在清单上的一句话，没有多大价值。
事实上，很多人热衷于列清单、写计划。列计划给我们一种安全感，一种自己在努力的错觉。我们把日历写得满满当当，却仍然在截止日期前才开始疯狂赶进度。
我相信每个人都希望自己可以完成列下的所有目标，但是除非我们牺牲所有的业余时间，一心扑在工作上，否则完成所有目标几乎是天方夜谭。
所以结果就是：你列了很多清单（每日清单，每周清单，年度清单，等等），到头来效率依然很低。再多的时间管理课程、再多的书籍都无法教你摆脱困境，除非你自己行动起来。
列了计划却不行动，这是一个普遍性的困扰。有时候你会为自己没有行动感到焦虑不安，长期累积下来你还会对自己失去信心，失去动力。
帕累托法则（Pareto Principle）告诉我们，20%的工作决定了你80%的成效。高效率的人都懂得这个道理，因此他们会把效率最高的时间留给最重要的工作。
我在这里列举一些相关的原则，希望也能帮助你高效完成工作。
1.只有真正开始行动，你才有可能做出改变
伟大的事业都基于一个微不足道的开始。你需要下定决心真正地迈出那一步，才有可能最终完成目标。
歌德说过：空想容易，实践很难，按照自己所想地去实践最难。
要仔细思考是什么阻碍了自己行动，找出那个阻碍的因素，解决它。充分利用自己拥有的一切，为自己坚持目标创造一个好的环境。
彼得·H·戴曼迪斯在《勇敢：如何把企业坐大、创造财富和影响世界》一书中写道：“当下这个时代，是人类有史以来第一次可以让个体接触到如此多的新科技、新思想，能让他们完成如此多的挑战。”
不要借口说要等一个完美的“开始时间”。如果你在等待那个“完美时刻”开启新的工作、新的项目，那么我来告诉你，从来没有一个真正的“完美时刻”。最完美的时刻就是现在。
当然，你也许会给自己找借口：现在我有这样或者那样的顾虑。那么等推到明天，你又会找到别的借口。拿破仑说过：“不要等待。永远不会有‘合适的时间’，你就站在自己站着的地方，用上你能用的工具，走你能坚持到的、最远的路。”
2.对不同的任务，并没有一种一劳永逸的“高效模式”
不要把自己限制在一种工作模式中。
要知道每个人的工作模式都是不同的。对同事来说非常高效的方法未必适合你。我的一生中尝试了各种各样的工作模式，现在我可以说，没有一种可以伸手取用、一劳永逸的工作模式。
虽然有些原则是普遍适用的，但是你必须在经过尝试后评估这些方法适不适合你，然后再决定要不要继续用。
如何判断适不适合你？在这种模式下工作你觉得舒服吗？你觉得自己变得更自信了吗？你的每天任务能完成多少？你觉得是否劳累？
如果一种工作模式不适合你，并不能说明这种模式很糟糕，只能说明它不适合你，仅此而已。那就多多尝试，去换一种模式吧。毕竟你最终还是要看工作产出，而不是自己用的哪种工作方法。
目前流行的工作模式包括GTD（Getting Things Done）法、SMART板、番茄工作法、个人看板、黄金生物钟法则，等等。你可能在其他的时间管理书籍中或多或少地都接触到了一些。
这些工作模式的目标只有一个：完成你要做的事。你可以花十来天左右的时间去尝试不同的模式，然后选择一个适合自己的坚持下去。你也可以根据自己的需要在这种模式的基础上添加或者修改，以适应你个人的需求。
记住，这个世界上没有一劳永逸的“高效模式”，你需要自己去开发、自己去寻找、自己去改造。
3. 你不可能完成清单上所有的任务
屡获殊荣的美国足球教练文斯·伦巴第（Vince Lombardi）说：“成功需要一个单一的目标。”
在花同样多时间的前提下，比起做坏三件事，倒不如专心做好一件事。很多人想尽快完成工作、增长技能、取得进步。但是如果你只知道赶进度，又如何能做好手头上的事？
你可能会花全部的时间去打卡，但是却难以取得真正的成效。
要知道，大部分人是无法做到完成清单上所有工作的。请告诉自己：这没什么大不了的。只要你不让自己倦怠下去，就算不能完成每日的清单，你也依旧能够保持进步。
有时候环境的改变会让任务的优先级产生变化。在这种情况下，你需要调整清单，然后专注地完成最重要的任务，而非多线作战，让自己变得手忙脚乱。
我知道完成任务的时候时间非常珍贵，但请务必抽出时间问问自己：我现在做的事情有什么风险？能获得什么？我能不能用其他方法来实现这一目标？在一天结束后，问问自己：我这一天的时间都花在哪里了？值不值得我这样费时间？
4. “什么都不做”不等于“懒惰”
生活由一系列挑战构成。有时候你觉得自己的时间不够用，必须狂追猛赶才能抢到一些时间，让自己在截止日期前完成任务。长期在这种模式下生活，会出现这样一个问题：当你开始休息的时候，你会产生负罪感。
没关系，你不需要产生负罪感的。
那些教你如何高效完成任务的人，都会强调“多工作”。但是在时间表紧迫的情况下，再给自己施加压力似乎不是明智之举：你会变得更加焦虑，效率反而会降低。
给自己安排一些喘气的时间吧，然后你会发现工作效率大大提升。
不要因为休息而产生负罪感｜图片来自Unsplash｜摄影Andrew Neel
让自己短暂地休息对大脑也有好处。相关研究显示，适当的放松可以让我们的大脑更加集中。短暂的休息还能让我们恢复体力、目标更明确。
所以下一次，当你因为短暂的休息而产生负罪感，请告诉自己：我这样小小地休息一下是为了之后可以跑得更远。
查尔斯·狄更斯总是在上午9点到下午2点期间写小说，然后他就会选择出门散步。曾说过：“如果我不出门散步的话，我可能会原地爆炸灭亡。”
莱昂纳多·达芬奇曾在自己的画室里放了一张床，当他的客户指责他“偷懒”时，他回应道：“如果我不放一张床，你就别想拿到最后的成品了。”
推特的首席执行官杰克·多尔西（Jack Dorsey）最近在缅甸进行禅修。他在这里练习瑜伽，并将这种练习视为“对被损害的大脑进行重新编程”。
适当的休息是为了更好地前行。休息是为了创造，为了思考，为了重新掌控自己。如果你不懂的休息，那么就无法在一场漫无尽头的旅程中走得长远。
5.尽快适应适合自己的工作节奏
想要更加高效、更加专注，你需要在时间管理上下功夫。
首先你要知道不是所有的工作都同样紧急，有些事完全可以等一等再完成。
找到适合自己的工作节奏：在工作中全力以赴，享受自己的进步，毫无保留地全身心投入。在休息的时候彻底放松自己，积攒更多的力量。
有时候意识到自己走到哪一步非常重要。你需要学会聆听自己的声音，不要盲目给自己增加压力。博恩·崔西（BRIAN TRACY）将最集中的时段称之为“个人的黄金时间”。他这样解释：“你的黄金时间由你自己而定，在这段时间内，你的大脑是最高效、最机敏的。”
这条法则希望人人都能践行：把你最重要的任务放在你的黄金时间段里。在这段时间，你把最饱满的热情、最充足的精力、最清醒的头脑留给了最重要的工作。剩下的少部分任务，其实放一放也没关系。
译者：Michiko
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